ARCOP: L’institution partage quelques bonnes pratiques d’archivage avec des Autorités Contractantes
Au Togo, la quasi-totalité des Autorités Contractantes éprouve des difficultés pour assurer convenablement l’archivage des documents relatifs aux marchés publics. L’Autorité de régulation de la commande publique (ARCOP) et la DNCCP ont entrepris de trouver une solution à ce problème. Elles étaient en action ce lundi 27 novembre à Lomé.
Une bonne partie des Autorités Contractantes éprouvent des difficultés dans la pratique d’archivage soit par négligence, soit par manque de capacité de stockage ou encore par ignorance des méthodes d’archivage.
Ce lundi, l’ARCOP et la DNCCP ont réuni ces Personnes Responsables des Marchés Publics à Lomé pour une journée d’échanges et de partage. L’objectif est de partager avec eux, quelques bonnes pratiques d’archivage mises en œuvre pour conserver la documentation issue de la gestion des Marchés Publics des projets de la Banque mondiale au Togo.
« Pourquoi l’archivage est si important ? L’archivage est important parce qu’il vous permet de protéger vos droits en étant capable de produire des évidences, des documents à valeur probante. Sans cet archivage, il est difficile de vous donner raison sur un certain nombre du fait issu de vos pratiques. Les archives que vous constituez en temps réel l’activité qui est la vôtre, l’activité de vos organisations. Ces archives fournissent une vision directe sur des événements passés. C’est la raison qu’il est très important que les Autorités Contractantes prennent au sérieux cette question d’archivage », a précisé aux participants Afta Morou, Directeur par intérim de l’ARCOP.
En effet, l’article 104 du code des Marchés Publics fait obligatoire à toutes les Autorités Contractantes de conserver ces documents pour une période de dix (10) ans à compter de la date de réception définitive des prestations.
Le code des marchés publics renferme en ses articles 103 et 104, notamment des dispositions assez claires sur l’archivage des documents relatifs aux marchés publics et leur condition de conservation. Ainsi, l’article 103 dispose que « les acteurs des Marchés Publics, notamment les autorités contractantes prennent les dispositions idoines pour assurer par les méthodes modernes, l’archivage de tous les documents reçus à toutes les phases de passation et d’exécution des Marchés Publics »
Pour réussir cette journée d’échanges, l’expertise de deux spécialistes de la passation des marchés bien rompus aux pratiques des projets financés par les partenaires techniques et financiers a été sollicitée. Il s’agit de partager avec les Personnes Responsables des Marchés Publics leurs connaissances de l’archivage, acquises sur les projets de la Banque mondiale.
Les uns ont pu tirer profit de l’expérience des autres pour améliorer leurs pratiques en matière d’archivage. Fin
NPA